設(shè)備采購工作以建立組織開始，經(jīng)采買、催交、檢驗(yàn)、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗(yàn)為止，是項(xiàng)目管理的核心之一。通常將設(shè)備采購管理分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點(diǎn)不同。

　?。ㄒ唬?zhǔn)備階段

　　主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購策略和編制采購計(jì)劃。

　　1.建立組織

　?。?）成立采購小組，執(zhí)行設(shè)備采購程序。根據(jù)設(shè)備的采購難度、設(shè)備技術(shù)的復(fù)雜程度、預(yù)估的資金占用量的大小、設(shè)備的重要程度及各個采辦單位的組織機(jī)構(gòu)的不同，成立的組織也各不相同，國內(nèi)最常見的是成立設(shè)備采購小組。其特點(diǎn)是：暫時(shí)性、靈活性、針對性。由于是針對特定的設(shè)備成立的采購小組，采購小組目標(biāo)明確，分工清晰，任務(wù)落實(shí)，往往有較高的功效。

　?。?）設(shè)備采購小組的采買行為應(yīng)符合《中華人民共和國招投標(biāo)法》的要求。

　　2.需求分析、熟悉市場、

　　（1）對擬采購的設(shè)備的技術(shù)水平、制造難度、特殊的檢查儀表或器材要求、第三方監(jiān)督檢查要求（如果合同有要求的話）、對監(jiān)造人員的特殊要求、售后服務(wù)的要求等方面做一個全面、細(xì)致的分析。

　?。?）調(diào)查市場情況，重點(diǎn)調(diào)查原材料的供給情況、有類似設(shè)備的制造業(yè)績的廠商情況、潛在廠商的任務(wù)飽和度、類似設(shè)備的市場價(jià)格或計(jì)價(jià)方式、類似設(shè)備的加工周期、不同的運(yùn)輸方式的費(fèi)用情況等。

　　3.確定采購方式和策略

　　通過需求分析，在對潛在供貨商的調(diào)查的基礎(chǔ)上，結(jié)合項(xiàng)目的總體目標(biāo)和設(shè)備的具體特性，確定采購方式和策略。

　?。?）對潛在供貨商的要求

　　1）能力調(diào)查。調(diào)查供貨商的技術(shù)水平；調(diào)查供貨商生產(chǎn)能力，了解供貨商的生產(chǎn)周期。

　　2）地理位置調(diào)查。調(diào)查潛在供貨商的分布，分析供貨商的地理位置、交通運(yùn)輸對交貨期的影響程度。例如超大型設(shè)備的制造和運(yùn)輸，若供貨商的制造基地遠(yuǎn)離港口，就很難滿足采購方整體到貨的要求。若大宗設(shè)備在西北制造，項(xiàng)目所在地地處南方，則運(yùn)輸周期和費(fèi)用都會大大降低該供貨商中標(biāo)的概率。

　?。?）確定采購策略

　　在完成需求分析和市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，確定采購策略：即采用公開招標(biāo)、邀請報(bào)價(jià)還是單獨(dú)合同談判的方式進(jìn)行采購。

　　1）對于市場通用產(chǎn)品、沒有特殊技術(shù)要求、標(biāo)的金額較大、市場競爭激烈的大宗設(shè)備、永久設(shè)備應(yīng)采用公開招標(biāo)的方式；

　　2）對于擬采購的標(biāo)的物數(shù)量較少、價(jià)值較小、制造高度專業(yè)化的情況，可以采用邀請報(bào)價(jià)的方式；

　　3）對于擁有專利技術(shù)的設(shè)備、為使采購的設(shè)備與原有設(shè)備配套而新增購的設(shè)備、負(fù)責(zé)工藝設(shè)計(jì)者為保證達(dá)到特定的工藝性能或質(zhì)量要求而提出的特定供貨商提供的設(shè)備、特

　　殊條件下（如搶修）為了避免時(shí)間延誤而造成更多花費(fèi)的設(shè)備，宜采用單獨(dú)合同談判的方式。

　　4.編制采購計(jì)劃

　?。?）設(shè)備采購計(jì)劃的主要內(nèi)容：設(shè)備名稱（包括附件、備件）；型號、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)；技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

　?。?）設(shè)備采購過程的里程碑計(jì)劃。設(shè)備采購應(yīng)服務(wù)于項(xiàng)目的總體計(jì)劃。設(shè)備采購計(jì)劃應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目的總體進(jìn)度計(jì)劃、施工計(jì)劃、資金計(jì)劃進(jìn)行編制，避免盲目性。

　　例如：根據(jù)項(xiàng)目的總體進(jìn)度安排，反推設(shè)備采購的招標(biāo)里程碑、訂單里程碑、監(jiān)造計(jì)劃、檢驗(yàn)運(yùn)輸里程碑等，以保證設(shè)備能按項(xiàng)目的總體進(jìn)度計(jì)劃到達(dá)項(xiàng)目指定的地點(diǎn)。

　?。ǘ?shí)施階段

　　主要工作包括接收請購文件、確定合格供應(yīng)商、招標(biāo)或詢價(jià)、報(bào)價(jià)評審或評標(biāo)定標(biāo)、召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會、簽訂合同、調(diào)整采購計(jì)劃、催交、檢驗(yàn)、包裝及運(yùn)輸?shù)取?/p>

　?。ㄈ┦瘴搽A段

　　主要工作有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結(jié)等。